Der Abschluss aller Konten bei einem Ruhestand basiert auf Berechnungszeilen, die identisch sind mit denen bei einem Ende eines befristeten Arbeitsvertrags oder einer Kündigung, jedoch führt ihre Verbindung mit den verbleibenden Urlaubstagen manchmal zu signifikanten Betragsunterschieden. Zu verstehen, was jede Position unterscheidet, die Berechnung der Abfindung für nicht genommenen Urlaub zu überprüfen und die Erstellung des Quittungsdokuments abzusichern, hilft, Streitigkeiten in den Monaten nach der Vertragsbeendigung zu vermeiden.
Positionen des Abschlusses aller Konten: Was sich je nach Kündigungsgrund ändert
Ein Abschluss aller Konten umfasst immer die gleichen Kategorien von Beträgen, aber deren Inhalt variiert je nachdem, ob der Mitarbeiter freiwillig in den Ruhestand geht, gekündigt wird oder einen befristeten Arbeitsvertrag beendet. Die folgende Tabelle isoliert die Positionen, die von einem Ruhestand betroffen sind, und vergleicht sie mit anderen Kündigungsgründen.
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| Position | Freiwilliger Ruhestand | Kündigung | Ende des befristeten Arbeitsvertrags |
|---|---|---|---|
| Gehalt des letzten Monats (pro rata) | Ja | Ja | Ja |
| Abfindung für nicht genommenen Urlaub | Ja (erworben und nicht genommen) | Ja | Ja |
| Abfindung für Kündigungsfrist | Nein (Kündigungsfrist vom Mitarbeiter eingehalten) | Ja, wenn vom Arbeitgeber befreit | Nicht anwendbar |
| Abfindung bei Ruhestand / Kündigung | Abfindung beim Ruhestand (Tarifvertrag) | Gesetzliche oder tarifliche Abfindung | Nicht anwendbar |
| Prekaritätsprämie | Nein | Nein | Ja (10 % des gesamten Bruttogehalts) |
| Arbeitnehmerersparnisse, nicht genommene RTT, Bereinigungen | Ja | Ja | Ja |
Bei einem freiwilligen Ruhestand ist die Abfindung für die Kündigungsfrist nicht fällig, da der Mitarbeiter die Initiative ergreift. Die Abfindung beim Ruhestand, die gemäß dem geltenden Tarifvertrag berechnet wird, kommt jedoch zum Abschluss hinzu. Oft treten bei dieser Position Fehler auf, da einige Tarifverträge günstigere Sätze als das gesetzliche Minimum vorsehen.
Um ein verlässliches Modell für den Abschluss aller Konten beim Ruhestand vorzubereiten, muss jede Zeile der Tabelle ausdrücklich in der Quittung aufgeführt werden, selbst wenn der Betrag null ist, um den Umfang einer möglichen Anfechtung zu begrenzen.
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Abfindung für nicht genommenen Urlaub: Zehntelregel oder Gehaltsfortzahlung
Die Berechnung der Abfindung für nicht genommenen Urlaub folgt zwei Methoden. Der Arbeitgeber muss die für den Mitarbeiter günstigere Regel zwischen der Zehntelregel und der Gehaltsfortzahlung anwenden.
- Die Zehntelregel besteht darin, ein Zehntel des gesamten Bruttogehalts, das während des Referenzzeitraums erzielt wurde, einschließlich Prämien gemäß dem Tarifvertrag, zu zahlen.
- Die Gehaltsfortzahlung entspricht dem Gehalt, das der Mitarbeiter erhalten hätte, wenn er während seiner verbleibenden Urlaubstage gearbeitet hätte, berechnet auf Grundlage der zum Zeitpunkt des Austritts geltenden Arbeitszeit.
- Der Arbeitgeber vergleicht die beiden Ergebnisse und behält den höheren Betrag, was zu einer erheblichen Abweichung für Mitarbeiter führen kann, deren Gehalt am Ende der Karriere gestiegen ist.
Auf einer Gehaltsabrechnung muss die Zeile “Abfindung für nicht genommenen Urlaub” getrennt vom Gehalt des letzten Monats erscheinen. Das Zusammenfassen beider Positionen zu einem einzigen Betrag verhindert, dass der Mitarbeiter die Berechnung überprüfen kann und schwächt die Quittung für den Abschluss aller Konten im Streitfall.
Urlaub, der nach einer Krankheitsauszeit übertragen wird
Ein Mitarbeiter, der krankgeschrieben war, behält das Recht auf Übertragung seiner nicht genommenen Urlaubstage. Die Übertragungsfrist beträgt 15 Monate, wenn die Unmöglichkeit, Urlaub zu nehmen, auf eine Krankheitsauszeit oder einen Unfall zurückzuführen ist. Wenn der Vertrag vor der Nutzung dieser übertragenen Tage beendet wird, berechtigt dies zu einer zusätzlichen Abfindung, die im Abschluss aller Konten aufgeführt wird.
Diese Position wird häufig übersehen. Ein Mitarbeiter, der kurz vor der Rente steht und in den letzten Jahren mehrere Krankheitsauszeiten hatte, kann Urlaubstage aus mehreren Zeiträumen ansammeln. Ein Arbeitgeber, der diese nicht in den Abschluss einbezieht, riskiert eine Forderung innerhalb der gesetzlichen Anfechtungsfrist.
Angaben auf der Quittung für den Abschluss aller Konten und Anfechtungsfrist
Die Quittung für den Abschluss aller Konten ist ein Dokument, das getrennt von der letzten Gehaltsabrechnung erstellt wird. Um eine rechtsverbindliche Wirkung gegenüber dem Mitarbeiter zu erzielen, muss sie mehrere formale Bedingungen erfüllen.
- Jeden gezahlten Betrag nach Kategorie detailliert aufführen (Gehalt, Abfindung für nicht genommenen Urlaub, Abfindung beim Ruhestand, Arbeitnehmerersparnisse, nicht genommene RTT).
- Die Erwähnung “in doppelter Ausfertigung erstellt” angeben, ein Exemplar wird dem Mitarbeiter übergeben und eines vom Arbeitgeber aufbewahrt.
- Vom Mitarbeiter datiert und unterschrieben sein. Ohne Unterschrift hat das Dokument keine rechtsverbindliche Wirkung.
- Die im Artikel L.1234-20 des Arbeitsgesetzbuchs vorgesehene Anfechtungsfrist angeben: der Mitarbeiter hat sechs Monate Zeit, um die angegebenen Beträge anzufechten.
Die Unterschrift des Mitarbeiters kann mit dem handschriftlichen Vermerk “Quittung für den Abschluss aller Konten unter Vorbehalt der Überprüfung” versehen werden. Diese Formulierung verhindert, dass die Quittung eine zu weitreichende rechtsverbindliche Wirkung entfaltet und lässt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Nachforderung zu stellen, wenn nachträglich ein Berechnungsfehler auftritt.
Nach Ablauf der sechs Monate
Nach Ablauf der sechs Monate ohne Anfechtung durch einen eingeschriebenen Brief wird die Quittung für die darin genannten Beträge rechtsverbindlich. Beträge, die dort nicht aufgeführt sind, bleiben jedoch innerhalb der allgemeinen Verjährungsfrist für Lohnforderungen anfechtbar. Daher ist es wichtig, jede Position aufzulisten, auch solche mit einem Betrag von null.
Verfassen des Kündigungsschreibens für den Ruhestand: Urlaubstage und Abschluss aller Konten miteinander verknüpfen
Das Kündigungsschreiben für den Ruhestand und die Quittung für den Abschluss aller Konten sind zwei separate Dokumente, deren Kohärenz jedoch die Flüssigkeit des Vertragsendes bestimmt. Im Kündigungsschreiben sollte der Mitarbeiter das Schicksal seiner verbleibenden Urlaubstage präzisieren: tatsächliche Inanspruchnahme während der Kündigungsfrist oder Antrag auf Entschädigung im Abschluss.
Diese Präzisierung vermeidet eine Diskrepanz zwischen dem Datum des Endes der Kündigungsfrist und dem tatsächlichen Austrittsdatum. Wenn der Urlaub während der Kündigungsfrist genommen wird, kumulieren sich Kündigungsfrist und Urlaub nicht, wenn die Daten vor der Bekanntgabe des Austritts festgelegt wurden. Im Gegensatz dazu unterbrechen genehmigte Urlaubstage nach der Bekanntgabe die Kündigungsfrist und verschieben das Enddatum des Vertrags.
Das Schreiben sollte ausdrücklich den bekannten Urlaubssaldo zum Zeitpunkt der Erstellung, die Wahl zwischen tatsächlicher Inanspruchnahme und Entschädigung sowie die Bitte um Übergabe der Quittung für den Abschluss aller Konten am letzten Arbeitstag erwähnen. Ein Dokument, das diese Elemente zusammenfasst, reduziert den Austausch mit der Lohnbuchhaltung und legt einen klaren Rahmen für die endgültige Berechnung fest.
Die Qualität des Abschlusses aller Konten hängt vor allem von der Vollständigkeit der detaillierten Zeilen und der Genauigkeit der Berechnung der Abfindung für nicht genommenen Urlaub ab. Eine unvollständige Quittung oder ein ungenaues Kündigungsschreiben über das Schicksal der verbleibenden Urlaubstage öffnet ein Fenster für Anfechtungen, das in sechs Monaten nicht immer ruhig geschlossen werden kann.